Cela fait déjà quelques temps que je recherche un outil pratique, pour gérer mes contacts, ma comptabilité, devis et factures pour mes différentes activités commerciales, de conseils et prestations de services. Je n’ai bénéficié d’aucun avantage à présenter les solutions qui suivent. C’est donc un retour d’expérience désintéressé que je partage à la suite.

Gagner en efficacité avec des tâches quotidiennes chronophages ?

Quand j’étais consultant en communication et marketing, je n’avais que trois à cinq gros contrats par an et la gestion de la comptabilité était assez simple en dehors de la gestion des notes de frais. Par contre, depuis que je fais du commerce en ligne, avec ma boutique Safety-drone.shop, assujetti à la TVA, c’est beaucoup plus complexe à gérer. En effet, il y a de nombreuses lignes comptables en lien avec l’achat de produits auprès de mes nombreux fournisseurs, avec des échéances de paiements parfois différentes, les ventes journalières auprès des clients, la gestion des relations clients et aussi en lien avec la gestion de la TVA.

Des systèmes CRM et ERP ou hydrides aident les entreprises à interagir en permanence avec leurs clients, à rationaliser leurs processus et à améliorer leur efficacité. Quand on travaille seul ou en petite équipe réduite, c’est encore plus important car l’administratif peut être particulièrement énergivore et prenant.

CRM et ERP: quésaco ?

Un CRM (Customer Relationship Management) ou outil de gestion de la relation clients en français est un outil de gestion des relations et interactions d’une entreprise avec ses clients ou clients potentiels, voir fournisseurs.

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou progiciel de gestion intégré ou PGI est un progiciel qui permet « de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise en intégrant l’ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement et dans certains cas, le commerce électronique .

Des systèmes CRM et ERP ou hydrides peuvent être proposés sous la forme d’un logiciel sur un ordinateur ou en ligne sur un nuage ou cloud. Dans ce dernier cas, ils peuvent être consultés et utilisés via une connexion internet, depuis plusieurs postes quand on travaille en équipe, avec des niveaux d’accès différents selon son statut. Pour finir, ils peuvent aussi être synchronisés avec l’ensemble des périphériques équipés de l’application comme un téléphone, ou une tablette….

Facturation et loi fiscale de 2018

Avec la nouvelle loi fiscale de 2018, vous devez selon votre situation utiliser une application de facturation qui est agréée, avec certification.

Lutte contre la fraude à la TVA

Le gouvernement français a déclaré la guerre à la fraude à la TVA qui atteint quelque 17 milliards d’euros par an. Ainsi, depuis le 1er janvier 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des livraisons de biens et des prestations de services en B to C (ventes aux particuliers) et qui ont recours à un logiciel de caisse doivent justifier d’un « système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données ». Si vous êtes micro-entrepreneur non assujetti à la TVA ou si vous ne vendez qu’aux professionnels en facturant la TVA vous n’êtes pas concernés.

E-commerce et loi fiscale de 2018

Cette obligation anti-fraude s’applique aussi bien aux magasins physiques qu’aux sites web d’e-commerce. WooCommerce que j’utilise pour mon commerce en ligne Safety-drone.shop ne le permet pas en standard.

Il existe bien une solution proposée par Kiwiz qui est une société française, basée à Aix en Provence.
Leur technologie qui fonctionne grâce à un module (plug-in) qui est interfacé avec la solution d’e-commerce permet de certifier les commandes et donc les factures et particulièrement sous WooCommerce, Dupral, Prestashop, Magento et OROCommerce. Pour le plan 5000 qui correspond de 501 à 5000 transactions (factures ou avoirs) par mois, le coût mensuel est de 49,99 € HT. Cette offre est à mon goût couteuse et limitée à la seule compatibilité avec la loi fiscale de 2018. Aucune fonction de CRM et d’ERP n’est proposée avec. En effet, ce n’est pas son but.

En quête du grâl ou du mouton à cinq pattes !

J’ai essayé pas mal d’outils, mais sans trouver l’outil de mes rêves. Cela a commencé au tout début, il y a déjà quelques années, avec MS Excel, l’annuaire et l’agenda d’Apple, puis avec Dolibarr qui est un CRM et ERP, gratuit, en open source que j’avais installé sur mon serveur.

Henrri: outil de facturation gratuit en ligne

Si vous souhaitez uniquement assurer votre gestion financière et produire des devis et des factures, Henrri est un outil de qualité. Lancé par Rivalis, n°1 du Pilotage d’Entreprise en France, Henrri est le fruit de 25 ans d’expérience et de plus de 15 000 heures de développement. Il est en plus gratuit, sans publicité et sans exploitation de vos données (Voir ses engagements sur le sujet). C’est rare pour le signaler.

Ce logiciel en ligne est conforme à la législation française, pour lutter contre la fraude à la TVA. De même, il y a une double sécurisation de vos données sur des serveurs situés en France. De plus, Henrri est compatible avec les tablettes iOS et Android, hors mini-tablettes. Si vous avez besoin d’assistance, une équipe est disponible pour répondre à vos questions par chat. Pour finir, Henrri est évolutif : des options supplémentaires vous sont proposées régulièrement pour aller plus loin et développer vos performances. Par exemple, vous pouvez aussi:

• Proposer à vos clients des acomptes et des échéances  (Gratuit);
• Prévenir vos clients des prochaines échéances (Gratuit);
• Proposer à vos clients le paiement en ligne automatisé (Commission de 1,9%);
• Encaisser directement avec votre mobile (Commission de 1,9%);
• Réduire vos impayés de 30% avec la relance automatique (Gratuit).

Henrri est très abouti et permet de produire des devis et factures professionnelles de qualité. Par contre, il ne propose pas d’agenda, la gestion des prospects, des clients, la gestion de projets et de tâches. C’est la seule raison pour laquelle j’ai poursuivi ma recherche d’autre outil malgré sa qualité et sa gratuité. En effet, je souhaitais utiliser un outil qui rassemble à la fois CRM et ERP. Mais je recommande fortement ce dernier pour ceux qui peuvent se passer d’un CRM.

Dolibarr: outil open source en ligne gratuit

Dolibarr est intéressant comme outil en ligne, mais ne permet pas facilement de synchroniser une boutique en ligne sous WooCommerce, même avec un module payant complémentaire. Cela veut dire qu’il faut saisir à la main touts les produits, fichiers clients et ventes de sa boutique en ligne. De plus, pour être conforme à la loi fiscale de 2018, il faut passer par une solution tierce payante. Cela fait au final un écosystème complexe, basé sur plusieurs acteurs qui développent dans leur coin, avec donc des risques et des coûts additionnels. Pour finir, son interface est un peu austère et l’open source a aussi ses propres limites selon votre utilisation. Le plus souvent l’équipe de développeurs bénévoles est moins réactive.

INCWO: prologiciel en ligne payant

Pour finir, j’ai aussi testé pendant la période d’essai de 15 jours, INCWO qui est un CRM et ERP sous forme de nuage (cloud) qui existe depuis 2007. Il est français, situé sur un serveur sécurisé en France. Si vous voulez synchroniser votre boutique sous WooCommerce, vous devez prendre la Formule plus à 44 € HT/mois. L’interface est un peu austère à mon goût et peu intuitive. Sinon, pour ajouter de nouvelles fonctionnalités, pour évoluer, vous devrez changer de formule et donc payer plus cher. Ce prologiciel en ligne est très complet, justement peut-être trop à mon goût. On a l’impression d’être perdu. Sinon, il est garanti 99.97% de taux de disponibilité mensuel pour la plateforme qui est certifiée NF203, NF525, ISO 25051. Au passage, ces certifications ne sont pas obligatoires pour être conforme à la loi fiscale anti-fraude de 2018.

Axonaut: un outil très intuitif, efficace et presque parfait

J’ai testé Axonaut pendant 15 jours gratuitement et je dois dire que j’ai trouvé un outil qui correspond pleinement à une grande partie de mes attentes. Je suis aujourd’hui abonné depuis plus d’un mois. L’interface en ligne est très agréable et intuitive. Les données sont stockées sur un serveur sécurisé de type nuage (cloud), situé en France et conformément au RGPD. C’est vraiment un plaisir de l’utiliser au quotidien. Beaucoup de tâches chronophages sont automatisées. Cela permet de réduire le temps passé sur la comptabilité, l’administratif, les relations commerciales et de se concentrer sur le coeur de mes métiers. Le prologiciel Axonaut est conforme à la loi fiscale 2018 et est utilisé par 20 000 personnes. Il est vraiment adapté pour des TPE ou PME de 1 à 50 personnes.

Tarification bien étudiée pour les TPE et PME

Le coût mensuel d’Axonaut est de 29,99 € HT/mois ou 323,88 € HT/an (Revient à 26,99 € HT/mois). Il vous en coûtera 14,99€ HT/mois et par personne supplémentaire (en plus de vous), si vous travaillez en équipe. Votre comptable dispose également d’un accès gratuit compris aux données qui le concerne grâce au Portail comptable. Ce dernier peut également exporter des données vers de nombreuses solutions utilisées pour les exploiter. Si vous souhaitez quitter Axonaut, vous pouvez arrêter à l’échéance mensuelle ou annuelle et exporter l’ensemble de vos données pour les récupérer. Dans la formule, il n’y a aucun coût supplémentaire (sauf signature électronique et envoi de courriers optionnels) ou modules additionnels payants.

Bonne relation clients et exploitation du retour d’expérience des clients

Un des points forts de cette start-up située près de Toulouse (31) c’est qu’elle est très réactive et très à l’écoute de ses clients. Un suivi et un accompagnement personnalisés sont proposés. Il est possible de communiquer par chat, par e-mail ou d’appeler par téléphone le service d’assistance, sans surcout. De plus, de nombreux tutoriels sont proposés afin de se familiariser avec les différentes fonctionnalités de ce prologiciel en ligne.

A titre d’exemple, suite à des retours clients, une refonte des factures d’avoir a été réalisé pour simplifier la procédure. Aujourd’hui, l’avoir est créée à partir de la facture initiale, en un clic. Des améliorations ont été réalisé au niveau de l’interface pour la rendre plus ergonomique. J’apprécie cette démarche qui ne peut qu’améliorer l’outil. Je ne me gène pas de faire remonter des suggestions d’améliorations dans mon intérêt et de celui des autres utilisateurs. C’est facile avec les outils de communication à disposition depuis l’interface. C’est assez rare de nos jours pour le souligner.

Application Axonaut sous Android et iOS

Il existe une App. Axonaut sous Android et iOS (Apple®) téléchargeable gratuitement. Toutes les données saisies sur l’App Axonaut sont synchronisées automatiquement avec le compte Axonaut. Par exemple, lors de déplacements professionnels, la fonctionnalité « Note de frais » est très appréciable. Un menu à part entière, vous permet en quelques clics, de prendre en photo vos justificatifs de note de frais, vos tickets de caisse et ainsi créer automatiquement la dépense comptable sur votre compte Axonaut. En effet, les données sont remplies automatiquement par OCR. Il vous suffira juste de vérifier et de valider.

Ce que j’ai apprécié comme fonctionnalités

• Qualité de l’interface intuitive, agréable et pratique à utiliser au quotidien;
• Tout est inclus, il ne faut pas payer par fonctionnalité (sauf signature électronique et envoi de courriers optionnels) ou module en plus;
• Qualité du service clients, sans surcout d’appel et exploitation des retours clients;
• Synchronisation avec ma boutique en ligne sous WooCommerce pour récupérer les commandes, devis, catalogue produits et fiches clients. (Possible aussi sous Prestashop);
• Agenda par utilisateur et synchronisable avec Google calendar et Gsuite;
• Répertoire avec champs personnalisables;
• Possibilité d’utiliser un portail client dédié et sécurisé par client, avec visualisation des anciennes factures, partage des projets, tâches, tickets, etc…
• Système d’opportunités avec cycle de vente personnalisable;
• Création simple des factures et des devis, avec envoi par e-email de liens sécurisés au client pour les consulter et payer en ligne par CB avec Stripe ou par prélèvement avec Gocardless;
• Personnalisation des devis et factures avec plusieurs logos, en-têtes et mentions légales pour des activités professionnelles différentes;
• Mentions légales préremplies pour ne rien oublier sur ses factures et devis;
• Gestion des notes de frais par utilisateur;
• Gestion des pièces comptables intégrées aux dépenses ou notes de frais, par simple glisser/déposer. Possibilité de visualiser les manquantes;
• Catalogue produits ou prestations, pour éviter de devoir ressaisir les données lors de devis et factures, mais avec une souplesse en terme de modification, pour par exemple répondre à des prestations personnalisées qui changent;
• Nombreuses personnalisations possibles afin de répondre à des activités et attentes différentes;
• Système de gestion de projets, de tâches et rendez-vous, avec des alarmes bien pratiques;
• Portail comptable permettant un accès sécurisé à son comptable et la possibilité d’export des factures, dépenses… dans de nombreux formats;
• Automatisation des Journaux de “Ventes” et “Dépenses”, de la TVA et affichage sur une période donnée;
• Export comptable personnalisé;
• Affichage de sa trésorie à venir et des statistiques commerciales, à un instant donné pour aider à la décision;
• Dépenses prévues à valider;
• Gestion de stocks;
• Système de campagne marketing par e-mail ou SMS avec templates personnalisables….

Ce qui pourrait être amélioré à mon goût

• Rapprochement bancaire intéressant, mais il est souvent difficile au prologiciel de retrouver automatiquement les opérations. Je suis bien souvent obligé de valider à la main;
• Synchronisation des e-mails au niveau des fiches clients ne fonctionne que partiellement. A ce sujet, il faut que j’approfondisse le sujet des réglages serveur.

Ce que je n’utilise pas comme fonctionnalités

• Système de gestion RH de paie, congés et registre du personnel que je n’utilise pas car je suis travailleur solo, sans salarié;
• Système d’assistance par tickets bien fait. Mais je préfère utiliser celui que j’ai mis en place au niveau de ma boutique en ligne;
• Gestion des factures d’acompte, de solde, d’abonnement, en langues étrangères. En effet, j’ai des fournisseurs espagnols, italiens, polonais, britanniques.. mais pas de clients non francophones ;
• Signatures électroniques optionnelles à 2 €/document (devis, document…) ce que je trouve cher à moins d’avoir de gros contrats….Un pourcentage selon le montant, voir ce service inclus, aurait été apprécié.
• Impression, mise sous pli, affranchissement et expédition optionnels et payant de vos courriers depuis Axonaut, de l’écopli au courrier recommandé AR, en partenariat avec la Start-up d’Avignon : Seeuletter. A la vue des tarifs pratiqués (Par exemple, 6,83 €/courrier en recommandé AR, imprimé en noir et blanc, de 1 à 100 courriers), c’est à mon goût plus une solution de dépannage.
• Grâce à la connexion Axonaut / Zapier, il est possible de se connecter avec plus de 14 000 applications. Je n’ai pas encore approfondi le sujet.

Test gratuit de l’ensemble des fonctionnalités pendant 15 jours

L’éditeur vous propose de tester gratuitement, l’application Axonaut en ligne, avec l’ensemble de ses fonctionnalités, pendant 15 jours, sans obligation de fournir un moyen de paiement. Vous pouvez également télécharger gratuitement l’App. sous Android ou iOS qui fonctionne de concert avec votre smartphone et synchronisée avec votre compte Axonaut. Suite à mon avis partagé plus haut, cela peut vous permettre de juger, par vous même, de l’intérêt en situation réelle, dans votre contexte professionnel.